隨著建設(shè)監(jiān)理行業(yè)的發(fā)展及相關(guān)檔案工作日趨完善，建設(shè)工程資料的收集、整理和歸檔愈發(fā)重要，這也對監(jiān)理資料員提出了更多的要求。
實際工作中，監(jiān)理資料員如何做好工程資料的整理、保護等工作，確保項目順利交檔？為讓各項目部的監(jiān)理資料員更為全面、系統(tǒng)地了解資料收集、歸檔的具體要求和標準，繼年初的首場培訓(xùn)課后11月10日華建再度召集各項目的資料員展開了一場更加深入的學(xué)習(xí)。
本次培訓(xùn)由華建副總經(jīng)理陳衛(wèi)斌主持、工程部主管熊歡主講。培訓(xùn)開始前，陳總就監(jiān)理資料員工作的重要性及課程總體框架內(nèi)容進行了詳細說明，并對接下來華建推出的全新管理制度做出說明，希望參訓(xùn)人員都能從課程中獲得有用的實質(zhì)性內(nèi)容。
課程中，熊主管由淺入深地從“崗位職責”“監(jiān)理資料分類”“文件盒目錄及資料整理要求”“監(jiān)理規(guī)劃”“設(shè)施驗收”等一系列工程項目資料的準備、整理等多個方面詳細講解了監(jiān)理資料員在工作中應(yīng)注意的事項和工作標準。
作為項目建設(shè)中不可或缺的崗位人員，監(jiān)理資料員需要能夠全面收集、整理，做好項目的過程、竣工等全部的資料，并通過資料反映出工程所使用材料的優(yōu)劣、工序間的交接是否符合要求，工程是否按圖施工等。
可以說，監(jiān)理資料員是總監(jiān)的左右手，對工程資料的完整性、及時性、真實性和追溯性有著至關(guān)重要的作用，從而保證監(jiān)理工作的順利開展，并反應(yīng)出項目監(jiān)理部的規(guī)范程度。
正常情況下，監(jiān)理資料員需要協(xié)助總監(jiān)處理日常事務(wù)，應(yīng)認真檢查各單位提交的材料，確認表格和內(nèi)容的規(guī)范性、完整性無誤再提交相關(guān)人員簽字、蓋章。對簽完字、蓋好章的資料應(yīng)進行仔細檢查，確保資料無漏簽、漏蓋章的情況。
同時，監(jiān)理資料員還應(yīng)及時將一些需要審批、簽字的資料報給總監(jiān)，并定期進行匯報工作。
那么，要如何開展工作，以怎樣的標準完成工作，才能算是一名合格的監(jiān)理資料員呢？
日常工作中，監(jiān)理資料員應(yīng)從各項細節(jié)著手開展工作。
比如項目監(jiān)理機構(gòu)辦公室的布置上，應(yīng)按要求掛上項目名稱標牌，營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書及體系認證證書復(fù)印件，監(jiān)理單位的質(zhì)量方針與目標，工程概況信息，項目監(jiān)理機構(gòu)人員崗位職責，經(jīng)審批的工程總體進度、節(jié)假日監(jiān)理人員值班表等資料。
文件盒目錄及資料整理上，要準備足夠數(shù)量的檔案柜和檔案盒，配備計算機及外部設(shè)備、復(fù)印機、測量檢測儀器等，根據(jù)公司相關(guān)檔案整理要求整理資料，保證監(jiān)理業(yè)務(wù)正常開展。
按施工階段的不同做好監(jiān)理資料分類。嚴格按要求進行項目監(jiān)理機構(gòu)的組建，將《總監(jiān)理工程師任命書》等文件報送施工單位、建設(shè)單位等對應(yīng)參建單位，并在機構(gòu)人員變更時及時發(fā)布調(diào)整通知書；
根據(jù)工程具體情況制定監(jiān)理規(guī)劃，切忌按以往的范例照抄照搬，或為完成任務(wù)而應(yīng)付編寫；
根據(jù)工程項目的特點編寫監(jiān)理實施細則，并對工程例行會議及專題會議中出現(xiàn)的問題進行記錄，協(xié)助后期處理工作。
總之，作為一名監(jiān)理資料員，首先應(yīng)對崗位的工作職責有清晰的理解和定位。同時，也需對“監(jiān)理資料的分類”“文件盒目錄及資料整理要求”“項目監(jiān)理機構(gòu)辦公室布置”“監(jiān)理機構(gòu)組建”“監(jiān)理規(guī)劃”“監(jiān)理實施細則”“會議紀要”“開工條件審查及開工令”“監(jiān)理通知單”“監(jiān)理月報”“監(jiān)理巡視檢查”“施工質(zhì)量與技術(shù)管理體系審查”“施工組織設(shè)計（方案）審查”“分包單位資格審核”“測量成果檢查復(fù)核”“危險性較大的分部分項工程安全專項方案”“安全監(jiān)理細則”“特種作業(yè)人員管理資料”“設(shè)施驗收”等多個方面的工作進行嚴格把控，為總監(jiān)日常工作的開展提供強有力的支持。
為了讓參訓(xùn)人員更好地消化課程內(nèi)容，培訓(xùn)課的后半段，陳總還專程列舉了監(jiān)理工作中遇到的問題實例，現(xiàn)場與參訓(xùn)人員展開深入交流，并進行答疑解惑。
經(jīng)過2個多小時的培訓(xùn)，到場參訓(xùn)員工都充分認識到了監(jiān)理資料員的重要性，也為在接下來的工作中進一步提高收集、整理資料的能力提供了扎實的理論基礎(chǔ)和依據(jù)。
根據(jù)華建監(jiān)理的工作計劃，各項目即將推行新的工程竣工驗收技術(shù)資料表、安全資料表，進一步完善、統(tǒng)一項目內(nèi)部監(jiān)理資料制作標準，全面實行規(guī)范化、標準化管理。
作為一家有責任，注重企業(yè)與員工共同提升的監(jiān)理企業(yè)，華建重視對員工的專業(yè)技能培訓(xùn)，以幫助員工更快成長，為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)打下堅實基礎(chǔ)。
這一次的培訓(xùn)不是終點，為了企業(yè)和員工的明天，華建在未來還將繼續(xù)努力，奮勇前進！
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